Процесс составления отчетов, сбора чеков и счетов может не только банально раздражать во время деловой поездки, но еще и отнимать немало времени. Так что руководство компаний, часто отправляющее в командировки своих сотрудников, должно обратить внимание на специализированные сервисы, которые избавят подчиненных от лишних забот.

Есть сервисы, такие как TripIt, которые помогают планировать командировки – выбирать рейсы и отели, услуги такси и рестораны для деловых ланчей. А вот контроль над затратами и составление отчетов возьмет на себя стартап Concur, интегрируя с TripIt свой собственный продукт SmartExpense.

Инструмент SmartExpense работает в виде мобильного приложения, а также и в формате онлайнового сервиса – в учетной записи пользователя на сайте Concur. Принцип работы SmartExpense очень простой. В программе TripIt пользователь, он же командированный сотрудник, записывает, где он остановился, как добирался до аэропорта, где трапезничал. При необходимости и при наличии чеков их нужно фотографировать и сохранять в базе данных программы.

Когда же возникает необходимость подсчитать, сколько было потрачено, и сколько работодателю придется вернуть сотруднику, и в итоге составить полный отчет о тратах в командировке, в дело вступает SmartExpense, интегрированный в TripIt. Инструмент создаст отчет на основе сохраненных в TripIt данных и даже подсчитает длину пути с помощью карт, если указать место отправки и прибытия (оплата затрат на бензин или услуги такси).

По такому же принципу работает и веб-версия SmartExpense. Благодаря интеграции с TripIt пользователь – сотрудник, вернувшийся из командировки – может быстро сформировать отчет о том, как, где и сколько он потратил во время деловой поездки. Сфотографированные чеки также прилагаются к отчету, и сумма в них добавляется к общей сумме расходов. Программа формирует отчет в формате PDF, который затем отправляется по электронной почте начальнику на проверку и заверение.

Удобство SmartExpense в том, что программа полностью избавляет работников от необходимости записывать расходы, описывать их детали и составлять подробный отчет. На ведение бумаг могут уходить часы, которые лучше потратить собственно на рабочий процесс. С помощью SmartExpense на создание отчетов будут уходить минуты. Использование услуги от Concur платное, и руководителям заинтересованных компаний придется связаться с сервисом, чтобы определить удобные для их организаций условия сотрудничества.

Мы уже знакомы с подобными сервисами для контроля над командировочными расходами. Пример – ExpenseBay, но именно этот сервис работает немного по другому принципу – с привязкой к аккаунту номера банковской карточки и параллельным учетом расходов с нее в программе. В SmartExpense же, по сути, не нужно лишний раз вводить данные о тратах – все переносится из TripIt. В Рунете, к сожалению, пока не появилось такого рода сервисов, так что командируемым стоит набраться терпения.

(Всего прочитано 81 раз, из них 1 посещений сегодня)
0